Тайм менеджмент: основные принципы планирования времени
Эти принципы тайм менеджмента будут Вам полезны, если:
-Вы понимаете, что время уходит в пустую. Прошел целый день, а вы не довольны результатом
-Вам не понятно, что вам вообще надо от жизни. Вся жизнь как один день — и нет ничего нового
-Просто хотите жить лучше и даже примерно понимаете куда и как вам двигаться. Но не можете все собрать в одну систему
В этой статье мы остановимся на нескольких главных принципах time managment:
1. Понимание своих ценностей по сферам жизни
Примеры:
- Семья
- Творчество/Хобби
- Деньги
- Работа и карьера
- Здоровье
- Друзья
Распределите эти сферы жизни по порядку: 1, 2, 3, 4, 5
Что для вас самое важное?
Это может быть очень сложное задание, и выполнение его — вам позволит понять себя лучше и вы сможете достичь ваши цели
Когда вы сами поймете, что для вас важнее: семья, работа, друзья или здоровье — тогда вам будет проще ставить себе цели по каждой сфере жизни
Важно — достигнуть баланса и гармонии в постановке своих целей
Какие Ваши ценности по приоритетам? Пропишите их прямо сейчас!
2. Постановка целей
Пропишите Ваши цели на бумаге или в электронном виде. Важно именно прописать, так как то что на записано — не существует
Какие же критерии постановки целей? Известный метод SMART — имеет больше плюсов, чем минусов. Этот принцип управления временем нужно просто правильно понять. И легко корректировать ваши цели, если обстоятельства изменились
Критерии целей по SMART:
- Specific (Конкретность). Что именно хочу получить в результате?
- Measurable (Измеримость). Какой измеримый результат: что было? и что станет?
- Attainable (Достижимость). Реальна ли моя цель? Кто-то смог добиться этого результата ранее?
- Relevant (Уместность). Сегодня или в текущем периоде — мне это надо? Если обстоятельства изменяться я смогу гибко поменять цель?
- Time-bound (Ограниченность во времени). Какой срок выполнения?
Примеры не правильной цели:
- я просто хочу жить счастливо
- хочу много денег
- надо быть здоровым
- мне бы постричься
Это конечно хорошие мечты или хотелки, но если ничего не делать, то мечты не сбудутся
Пример правильной цели:
К 31 декабря текущего года я хочу сохранить 1 000 $. Дата постановки цели: 1 января текущего года. Это что-то типа простого и понятного примера по долгосрочным целям
или еще пример:
Сегодня с 16:00 до 17:30 я хочу постричься в парикмахерской за 20$, по адресу: Примерная улица, дом 8. Это пример ежедневной цели
Обратите внимание, что эти две совершенно разные цели полностью соответствуют критериям SMART
Пропишите свои личные цели и добейтесь SMART критерия в каждой
3. Дробление целей
Если цель из разряда стратегических и больших, то надо уметь ее дробить на мелкие задачи
Например, вы хотите в течении года отложить/сохранить 1 000 или 10 000 или 100 000$. У всех разные заработки — это всем понятно
Для этого надо понять:
-Какую сумму вы можете легко откладывать каждый месяц или каждую неделю?
-Что вам надо делать по другому, чтобы увеличить свой заработок ежемесячно?
Для эффективного распределения цели на задачи используйте эти универсальные шаги:
Понимаем зону роста
Какой из продуктов или клиентов может дать нам самый большой % прироста? Идем к этому клиенту и договариваемся на взаимовыгодное сотрудничество. Или развиваем тот продукт, который даст нам больший процент в достижении нашей цели
Избавляемся от пожирателей
Что забирает у нас много времени и сил и не дает нам уделить больше времени приоритетным клиентам или продуктам? Стараемся уделять меньше внимание этим продуктам и клиентам для перераспределения внимание более приоритетным и прибыльным проектам. Только не сжигайте мосты полностью, оставьте возможность получения прибыли даже от менее выгодного клиента
Для достижении большой цели выполните мелкие задачи:
-увеличить количество звонков, писем, встреч с важными клиентами
-уменьшить расходы денег или времени тем делам, которые не помогают вам достичь большой цели
-уделять больше времени тем делам, которые приносят больше выгоды
Какие задачи вам надо выполнить, чтобы добиться своей цели?
4. Расстановка приоритетов
Матрица Эйзенхауэра нам очень поможет
Что надо сделать:
А:
Выпишите дела, которые вам надо делать ежедневно и обязательно. Это важно и срочно: срочные звонки, составление КП, встречи, ведение текущих проектов
B:
Пропишите дела, которые не гарантируют вам получение результата именно сегодня, но если их делать по чуть-чуть сегодня, то через месяц/квартал/год — эти дела могут дать очень хороший результат.
Это важные, но не срочные дела: начать учить английский по 30 минут ежедневно, заниматься спортом по 40 минут в день, делать 20 звонков/отправлять Предложение о сотрудничестве новым клиентам
C:
Не важные, но срочные дела — это очень часто ловушка
Нам часто хочется заниматься проектом, который нам приятен, но пользы от него много.
Например: раскрасить таблицу в экселе разными цветами, навести порядок с документами, зашить старые джинсы. Внимание: не путайте эти дела с делами срочными и важными
D:
И наконец корзина: дела не срочные и не важные.
Примеры: посмотреть котиков на ютубе, ответить на комментарии в соц сетях, ответить на звонок приятеля по не важным делам, и вообще долго говорить по телефону — это тоже сильный пожиратель времени
Как резюме этому принципу тайм менеджмента:
Выполняйте дела А и B и стремитесь минимизировать выполнение дел С и D
Распишите свой план на день/неделю/месяц учитывая эти принципы расстановки приоритетов
5. Пожиратели времени: что мешает вам достичь ваших целей?
Важно понять, что и кто является преградой для достижения ваших целей
Вас могут отвлекать:
-Дела из квадрата C и D по матрице Эйзенхауэра: не нужные звонки, долгие переписки, интернет без пользы
-Не умение расставлять приоритеты: пользуйтесь квадратом A и B
-Отсутствие дисциплины в вашем поведении: учитесь и тренируйтесь
-Вынужденные дела, типа — душ, прием пищи, очереди, дорога: планируйте на это не продуктивное время (до 8 утра или после 18:00), и решайте несколько дел одновременно
-Излишняя коммуникабельность или попросту болтливость. Если можно все решить на 1 минуту — не надо тратить на это 5-20 минут
-Незапланированные посетители или те же звонки. Планируйте время на форс-мажор и умейте отказать не испортив отношения
Советы по избавлению от пожирателей вашего времени:
-научитесь говорить «нет»
только отказывайте мудро, чтобы не испортить ваши отношения с людьми
-уберите всех поглотителей
музыка (для кого-то это пожиратель времени, а кому-то помогает — решайте сами);
работайте в тишине — если у вас умственная работа;
уберите со стола лишние предметы, которые забирают ваше внимание;
во время душа — варите кашу на завтрак;
в душе — повторите свой план на день;
в очереди или транспорте — ответьте на звонки, письма
-избегайте делать 5 дел одновременно
Наш мозг как оперативная память в компьютере — если мы решаем несколько задач одновременно, то качество результат сразу снижается.
Пример: при парковке на автомобиле задом — многие выключают музыку — знакомо? Причина — нам надо сосредоточиться
Пропишите 5 поглотителей вашего времени — и 5 методов их преодоления
6. Методы планирования своих дел во времени
Перед использованием всех методов и инструментов планирования — сделайте хронометраж своего месяца. В результате вы поймете куда и сколько у вас уходит времени
-Хронометраж времени
Хронометраж для тайм менеджмента используется для выявления самых времязатратных ненужных операций с целью дальнейшего их исключения.
Провести хронометраж просто и сложно одновременно – нужно записывать все свои действия, причём делать это с точностью до 10 минут.
Хронометраж просто критически необходим практически всем, кто впервые сталкивается с тайм менджментом
По итогам хронометража — Вы поймете куда именно уходит время и сможете сократить не нужные дела
Принцип Парето – всего 20% всех затраченных усилий приносят 80% результата
Думаю, многим этот принцип знаком, однако очень немногие используют его для управления своим рабочим временем. Данный принцип может использоваться для анализа эффективности практически любого действия. Тайм менеджмент тут не исключение
Принцип использования: уделите 20% своего времени тому проекту, который дает вам 80% результата
- выделите дела, которые приносят 80% результата
- выполняйте в первую очередь эти задачи — они же занимают у вас всего 20% времени
В результате ваша общая эффективность увеличиться и вы будете заниматься только тем, что дает результат
Примеры в ежедневной деятельности:
-свяжитесь с 20% ваших клиентов, которые дают вам 80% прибыли
-изучите полезную информацию за 20 минут, которая вам способна принести много пользы:
узнайте как красить стену за 10 минут, и покрасьте стену за 2 часа;
узнайте основы для написания текста за 30 минут и напишите текст за 2 часа
Метод Помидора
Данный метод предлагает разбивать рабочее время на 25-минутные рабочие отрезки, которые заканчиваются короткими пятиминутными перерывами. Весь метод заключается в том, что во время 25-минутных отрезков нельзя отвлекаться ни на что, кроме конкретно поставленной задачи
или альтернатива: каждый час делай перерыв 5 минут
60% планируй и 40% на форс мажор
Запланируйте в дне 60% дел, которые вы сделаете точно
А 40% оставьте на то, что можете сделать не срочно или если останется время и на непредвиденные дела
Начало со вкусного, а потом основное
Если вам надо выполнить большую и не очень интересную задачу, а вдохновения пока нету — начните с чего-то малого и интересного
Например: сбор информации, подготовка системы отчетов
Примеры:
- ремонт дома: до покраски стен — выберите цвет — это приятнее, чем начинать снимать обои
- сведении данных по отчету: подготовьте удобную таблицу и проверьте все формулы
- написание проекта: создайте дизайн или оглавление
- начало рабочего дня — начните с легкого дела, чтобы раскачаться и потом приступить к сложной работе
Лягушка
С утра выполните 1-2 не приятных дела, а потом делайте важные и срочные дела
Пример:
- запишитесь к парикмахеру
- уберите в комнате или кабинете
- почините то что сломалось: стул, ваза, программа, таблица с формулами
- звонок или письмо не приятному клиенту/партнеру
Отдых
Это очень важный принцип в тайм менеджменте
Восстанавливайте силы: спорт, чтение, сон — любая смена деятельности уже хоть как-то дает вам новые силы
Важно: когда вы отдыхаете — отдыхайте не на 99%, а на все 100%. Отключитесь полностью
Используйте инструменты планирования
— ежедневник или электронный планнер, типа гугл календарь, crm — amo или bitrix — все современные crm системы
Принципы планирование в этих инструментах схожи. Единственное, что отмечу: в современном мире — любой электронный вариант лучше любого бумажного варианта
Что важно учесть при ежедневном планировании:
выделите главную задачу дня
определите, что именно вы сделаете для достижения ваших долгосрочных целей
используйте цвета при планировании разного рода задач. Например: салатовым звонки; желтым встречи по точному времени; оранжевым встречи не подтвержденные по времени; красным — очень важное и срочное дело; фиолетовым очень важные дела!!!; синим рутинные дела, которые можно сделать на автомате; зеленым время с семьей; серым — занятие спортом
если в течении дня вы что-то не успели — это вполне нормально. Просто переносите эти дела — на следующий день
Как работать с большими задачами — используйте метод СЛОНА
Принцип работы: дели на части
— в день 20 приседаний
— 10 новых слов на иностранном языке
— 5 новых звонков клиентам
Принцип информационной избыточности
Это когда собираешь не 90%, а 190% информации о новой задаче
Пример:
при визите в Нижний Новгород спрашиваю номер телефона и адрес гостиницы принимающей стороны.
Получаю ответ: «Сергей вас встретит!»
Я уточняю: «Если в час ночи в Нижнем Новгороде Сергей меня не встретит — я могу позвонить вам на личный номер и все-таки уточнить номер Сергея и адрес гостиницы?» ….молчание…..и ответ: «записывайте номер и адрес»
Вывод: собирайте максимум информации — все телефоны, почты, мессенджеры, адреса, имена, названия и так далее
Как Вы измените свои принципы планирования?
В практике используется ещё множество приёмов для грамотного тайм менеджмента. О самых эффективных из них Вы можете узнать, посетив тренинг по тайм менеджменту от бизнес-школы ACTIVE SALES, Минск
Читать программу тренинга по тайм менеджменту полностью
Один из отзывов после тренинга по тайм менеджменту
Не тратьте время впустую, сделайте себя, своих коллег и подчинённых эффективнее – звоните по телефону +375(29)605-30-32 или пишите на info@activesales.by
и закажите тренинг по тайм менеджменту в свою компанию
Тренинг по планированию рабочего времени просто обязано пройти каждый сотрудник в компании — от секретаря до ген директора
Статьи по теме других принципов управления временем:
Управление временем в организации: 8 простых эффективных шагов
